Ни один чек, какого бы типа он ни был, для какой бы цели он ни пред назначался, неважно, насколько он обоснован или насколько срочно его нужно оформить, не может быть подписан ни в какой организации, если у сотрудника, подписывающего чеки, каждый раз, когда он подписывает чек или пачку чеков, нет перед глазами следующих данных:

1. Общая сумма долгов организации и список всех долгов.
2. Общая сумма денег на счету в банке.
3. Общее количество чеков, которые поданы на подпись на этой неделе бух галтерией.
4. Лента счётной машины, содержащая общую сумму всей пачки чеков, кото рые представлены на подпись.

Лицо, полномочное подписывать чеки, выполняет следующие действия:

1. Проверяет общую сумму долга, уточняет, все ли долги включены в эту сумму и сколько из них уже просрочено.
2. Просматривает банковские выписки о состоянии счетов и кассовый отчёт, чтобы выяснить соотношение между суммой долга и денежными активами, реально существующее на данный момент.
3. Подсчитывает, сколько чеков учтено на ленте счётной машины, и сравнивает полученное число с количеством чеков, представленных на подпись, а также сравнивает суммы, указанные на ленте и в чеках. И только тогда он может подписать какой либо чек.

Это не отменяет составления ежемесячной сводки счетов к оплате, как и никаких других процедур. Это не отменяет оплаты счетов по установленную дату.

Отменяется и запрещается всякая практика представления на подпись лицу, полномочному подписывать чеки, каких либо пачек чеков или одиночных чеков без сопровождающих их документов на том основании, что они «обычные» или «срочные».

Организация не может разумно вести свои дела, если руководитель, отве чающий за её финансы, всякий раз, когда он подписывает чек, не знает данных, приведённых выше.

Это немного более хлопотно для отдела расходов, но доставляет гораздо меньше хлопот для организации.

Задумывались ли вы над тем, что можете обанкротиться, если будете слиш ком быстро оплачивать долги?

Знаете ли вы, насколько быстро небольшие суммы, указанные в чеках, скла дываясь, вырастают до просто огромных?

А вы осознаёте, что чек, который вы можете подписать для «Джигс и Ко», является пустой тратой тех денег, которые, если их заплатить «Гош и Ко», могут предотвратить судебное разбирательство?

Кредитоспособность и платёжеспособность зависят от разумного обращения с деньгами. Человек не может разумно обращаться с деньгами, пока он не знает, сколько он должен, сколько денег у него есть, что он оплачивает и правильно ли составлены чеки.

Я видел, что Лондон в 1959 году имел задолженность в 22 000 фунтов стер лингов, Вашингтон в 1959 году – 20 000 долларов, Сент-Хилл в 1963 – 18 000 фунтов стерлингов, и всё потому, что лица, полномочные подписывать чеки, нарушали изложенную здесь оргполитику. В каждом из этих случаев бухгалтеры время от времени подсовывали им на подпись чеки. И после того, как чеки подписывали и отправляли, выяснялось, что их общая сумма превышала доход и всё это выходило за рамки разумного образа действия. В каждом из этих случаев начать экономить необходимо было намного раньше. Но поскольку не было регулярно поступающей информации и поскольку на подпись представлялись, а затем и подписывались отдельные чеки, дела организации внезапно оказывались в ужасном состоянии, что обнаруживалось намного позже того момента, когда их спасти могли бы обычные меры.

В каждом из этих случаев потребовалось около полутора лет неистовой ра боты, чтобы спасти названные выше организации.

Мы не должны повторять эту ошибку. Мы должны быть разумными.